FAQ for users

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Wie erstelle ich den gemischten Steuerbetrag bzw. die gemischten Mehrwertsteuerkennzeichen?
Im biz²DocumentControl berichtigt man den Steuerbetrag dann, wenn man bei der Kontierung in der Mappe “Rechnungsposition” unterschiedliche Steuersätze eingibt. In der Mappe “Rechnung” ist die Eingabe des Steuersatzes bzw. des Mehrwertsteuerkennzeichens nicht nötig.

Bei der Buchung eines Belegs werden die gemischten Steuersätze in die Mappe “Steuer” der SAP-Buchungsmaske gefüllt.

Der Steuerbetrag und unterschiedliche Steuersätze aus der Sicht des biz²DocumentControl:

Der Steuerbetrag und unterschiedliche Steuersätze aus der Sicht des biz²DocumentControl:

Der Steuerbetrag und unterschiedliche Steuersätze aus der Sicht der SAP-Buchungsmaske

Der Steuerbetrag und unterschiedliche Steuersätze aus der Sicht der SAP-Buchungsmaske

Ich kann in der Transaktion /INPUNCTO/B2VAL_FITR das gewünschte Feld (z.B. aktuelle Bearbeiter) nicht sehen.
Klicken Sie in der Transaktion /INPUNCTO/B2VAL_FITR auf die Schaltfläche, um das Fenster “Sortierung definieren” zu öffnen (Schaltflächen-Symbol: drei verbundenen Rechtecke)

Dort können Sie die gewünschte Spalte auswählen.

Anschließend speichern Sie das Layout, so dass die Anzeige dauerhaft bleibt.

Der Steuerbetrag und unterschiedliche Steuersätze aus der Sicht der SAP-Buchungsmaske

Der Steuerbetrag und unterschiedliche Steuersätze aus der Sicht der SAP-Buchungsmaske

 

Die Rechnungen können in der Buchungsmaske aufgrund des fehlenden Steuerbetrags nicht gebucht werden.
Über das Menü “System” -> Benutzervorgaben” -> “Eigene Daten” gelangt man zu einem neuen Fenster, in dem der Benutzerparameter XTX (Steuer rechnen) zu leeren ist, weil die Steuer im biz2DocumentControl übernommen wird.

"Auf

Auf dem Bild ist zu sehen, wie man über System -> Benutzervorgaben -> Eigene Dateien in das benötigte Menü gelangt.

Gezeigt wird das Fenster, in dem der Benutzerparameter geleert werden kann.

Gezeigt wird das Fenster, in dem der Benutzerparameter geleert werden kann.

Wie fixiert man in der Transaktion /INPUNCTO/B2VAL_FIQS die Spalte?
  1. Spalte markieren (z.B. Barcode).
  2. über das Menü “Einstellungen” -> “Spalten” -> “Fixieren bis Spalte” die Spalte fixieren.
  3. Um die Spalte dauerhaft zu fixieren, speichert man über das Menü “Layout” -> “Sichern…” das ausgewählte Layout.

Eine anschauliche Erklärung anhand von Bildern finden Sie in unserem PDF zur Fixierung einer Spalte in der Transaktion.

In dem PDF wird Ihnen anhand von Bildern anschaulich erklärt, wie Sie eine Spalte in der Transaktion fixieren.

In dem PDF wird Ihnen anhand von Bildern anschaulich erklärt, wie Sie eine Spalte in der Transaktion fixieren.

Ich kann die Transaktion (z.B. /INPUNCTO/B2BVAL_FIQS) nicht starten.

Geben Sie ein vor der Transaktion ein “/n” ein (z.B. /n/INPUNCTO/B2BVAL_FIQS).

Der Eintrag im Business Workplace ist in anderer Sprache.
  • Im Posteingang auf Einstellungen -> Workflow-Einstellungen -> Persönliche Einstellungen
  • Dort gibt es unter “Weitere Einstellungen” den Punkt “Workitem-Texte in Anmeldesprache anzeigen”.

Nun wir alles in Anmeldesprache angezeigt

Das Vorgehen zu dem Problem “Der Eintrag im Business Workplace ist in anderer Sprache” wird Ihnen hier anhand von Bildern nochmals anschaulich erklärt (PDF).

In diesem PDF wird Ihnen das Vorgehen, um die Sprache von Einträgen im Business Workplace, zu ändern, anhand von Bildern anschaulich erklärt.

In diesem PDF wird Ihnen das Vorgehen, um die Sprache von Einträgen im Business Workplace, zu ändern, anhand von Bildern anschaulich erklärt.

 

 

Wie kann ich eine Rechnung auf Wiedervorlage legen?
  1. Im Posteingang auf Eingang -> Workflow -> Workitems auswählen. Danach auf den Button “Wiedervorlegen” klicken (Symbol: Stapel).
  2. Entsprechenden Tag der Wiedervorlage auswählen.
  3. Workitems zur Wiedervorlage können eingesehen und frühzeitig bearbeitet werden.

Anhand von Bildern wird Ihnen das Vorgehen, um eine Rechnung auf Wiedervorlage zu legen, in Form eines PDFs nochmals anschaulich erklärt.

In dem PDF erklären wir Ihnen anschaulich anhand von Bildern, wie sie vorgehen müssen, um eine Rechnung auf Wiedervorlage zu legen.

In dem PDF erklären wir Ihnen anschaulich anhand von Bildern, wie sie vorgehen müssen, um eine Rechnung auf Wiedervorlage zu legen.

Wie kann ich der Rechnung ein beliebiges Dokument hinzufügen?
  1. Die Dokumente mit Multifunktionsdrucker einscannen und per E-Mail versenden
  2. Die Dokumente manuell an den Workflow anhängen
  3. Nach dem Buchen werden die nachträglich angehängten Dokumente archiviert. Man findet sie in der Anlagenliste.

In einem PDF wird Ihnen anhand von Bildern anschaulich erklärt, wie sie vorgehen müssen, um Rechnungen beliebige Dokumente hinzuzufügen.

Im PDF wird ihnen das Vorgehen, um einer Rechnung beliebige Dokumente hinzuzufügen, anschaulich anhand von Bildern erklärt.

Im PDF wird ihnen das Vorgehen, um einer Rechnung beliebige Dokumente hinzuzufügen, anschaulich anhand von Bildern erklärt.

 

Wie kontrolliere ich die Verknüpfung zwischen Beleg und eingescannter Rechnung (Transaktion FB03 und MIR4)?
https://youtu.be/dIwliCvul-k?list=PL2aahnva4Tu6SdfSSPPHVpU7bJA7Frb_M

Für Belege ohne Bestellbezug starten Sie die Transaktion FB03.
Für Belege mit Bestellbezug starten Sie die Transaktion MIR4.

Anhand der Transaktion FB03 erklären wir Ihnen das Vorgehen Schritt für Schritt:
Klicken Sie auf die Schaltfläche “Belegliste” im Fenster “Belege anzeigen: Einstieg”.
In dem Fenster “Belegliste” tragen Sie den Buchungskreis-Bereich und das Erfassungsdatum ein. Danach klicken Sie auf “Ausführen”. Nun markieren Sie die zutreffende Belegnummer und klicken dann auf “Auswählen”. Innerhalb der “Erfassungsansicht” sehen Sie Detailinformationen zu dem erzeugten Beleg in SAP.

Überprüfen Sie nun die Verknüpfung zwischen der eingescannten Rechnung und dem erzeugten Beleg.
Klicken Sie danach auf den kleinen Pfeil in der Schaltfläche “Dienste zum Objekt” und wählen Sie die Option “Anlageliste”.

In dem neuen Fenster sehen Sie die verknüpften Dokumente. Um die Scanqualität zu überprüfen und das komplette Workflowprotokoll des Belegs anzuzeigen, markieren Sie die gewünschte Anlage und klicken dann auf “Anzeigen”.

Welche Informationen sollte ich bereit halten, wenn ich eine Anfrage an das Support-Team von inPuncto habe?
https://www.youtube.com/watch?v=oKkXrmiN-5U&vq=hd1080&rel=0&showinfo=0&autohide=1&color=white&iv_load_policy=3&modestbranding=1&theme=light

Um eine Anfrage an das Support-Team zu stellen, halten Sie bitte folgende Informationen bereit:

  1. Anzahl der betroffenen Anwender bzw. Rechner
  2. Seit wann tritt der Fall auf? (Datum und Uhrzeit)
  3. Daten zum betroffenen Dokument (z.B. Barcode-Nummer)
  4. Updates bzw. Konfiguration an der inPuncto-Software oder Windows Update
  5. Version der betroffenen Anwendung
  6. SAP-Update bzw. -Konfiguration
  7. Vorgehensweise bis zum Auftreten der Fehlermeldung
  8. Screenshots für jeden Arbeitsschritt
  9. Log-Informationen als Text-Datei
Wie pflege ich Vertreter in den SAP Workflow ein?
Um Vertreter in den SAP Workflow einzupflegen, müssen Sie die Vertreterregeln bestimmen.

Dafür klicken Sie zunächst auf den Reiter “Einstellungen”.

Hier wählen Sie “Workflow-Einstellungen” und die Option “Vertreter pflegen”.

Unter “Bezeichnung” markieren Sie ihren Namen und klicken anschließend auf “Vertreter anlegen”.

Die gewünschte Person finden Sie über den Reiter “Suchbegriff” oder “Benutzer nach Adressdaten”.

Nach Eingabe klicken Sie auf “Suche starten”. Markieren Sie den gewünschten Namen und klicken Sie auf “Übernehmen”.

Nun tragen Sie den Zeitraum ein oder wählen die Daten über das Kalender-Icon. Wählen Sie ein Vertreter-Profil aus der Liste und klicken Sie auf “Übernehmen”.

Abschließend klicken Sie auf “Speichern”. Im Fenster “Persönliche Vertreter” erscheint nun Ihre angelegte Vertretung.

In unserem Video-Tutorial finden Sie das Vorgehen nochmals anschaulich erklärt: “Vertreterregelung im SAP Workflow – Vertreter einpflegen”

Wie aktiviere ich einen Vertreter im SAP Workflow?
Um einen Vertreter im SAP Workflow zu aktivieren, müssen Sie die Vertreterregeln bestimmen.

Zunächst wählen Sie den Reiter “Einstellungen”.

Unter “Workflow-Einstellungen” klicken Sie auf die Option “Vertreter aktivieren/deaktivieren”.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie in der Spalte “Bezeichnung” Ihre gewünschte Vertretung markieren und anschließend auf “Aktivieren” klicken.

Unter “Status der Vertretung” sehen Sie, dass die Vertretung aktiviert wurde.

In unserem Video-Tutorial finden Sie dieses Vorgehen nochmals anschaulich erklärt: “Vertreterregelung im SAP Workflow – Vertreter aktivieren”

In diesem Video erfahren Sie anschaulich, wie Sie eine gewünschte Vertretung im SAP Workflow aktivieren

Wie übernehme ich eine Vertretung im SAP Workflow?
Um im SAP Workflow eine Vertretung zu übernehmen, müssen Sie innerhalb Ihres Business Workplace die Vertreterregeln bestimmen.

Im Business Workplace klicken Sie auf den Reiter “Einstellungen”, wählen “Workflow-Einstellungen” und dann “Vertretung übernehmen”.

Es öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie ein Häkchen vor die zu vertretende Person setzen (in der Spalte “Vertreter”).

Im Anschluss klicken Sie auf Weiter (Enter). Nun finden Sie in Ihrem Business Workplace lediglich die Workflows der Kollegen, deren Vertretung Sie übernommen haben.

In unserem Video-Tutorial finden Sie eine anschauliche Erklärung des Vorgehens: “Vertreterrelegung im SAP Workflow – Vertretung übernehmen”

Wie füge ich die Spalte ||Vertretung für|| im SAP Business Workplace ein?
Um in der SAP Workflow-Ansicht die Spalte “Vertretung für” einzublenden, müssen Sie die Vertreterregeln bestimmen.

Zunächst wählen Sie die Work-Flow-Ansicht innerhalb Ihres Business-Workplace.

Klicken Sie auf den kleinen Pfeil im Icon “Layout auswählen” und wählen Sie die Option “Layout ändern”.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie unter “Spaltenvorrat” die Spalte “Vertretung für” auswählen und dann auf “Felder übernehmen” klicken.

Im Anschluss übernehmen Sie die Änderungen. Nun sehen Sie die Spalte “Vertretung für” innerhalb Ihrer Workflow-Ansicht.

Für eine anschauliche Erklärung des Vorgehens, schauen Sie sich unser Video-Tutorial an: “Vertreterregelung im SAP Workflow – “Vertretung für” einblenden”

In diesem Video wird Ihnen anschaulich erklärt, wie Sie die Spalte “Vertretung für” in Ihrer SAP Workflow-Ansicht einblenden.

 

Was beeinflusst die OCR-Erkennung und wie kann ich die OCR-Erkennung optimieren?
Mögliche Ursachen für fehlerhafte bzw. keine OCR-Erkennung und unsere Empfehlungen für eine Optimierung der OCR-Erkennung:

  • Die Dokumente und alle Dokumentseiten (ganze Seite) müssen komplett eingescannt sein: Auf Länge/Breite des Original-Dokuments achten.
  • Die Dokumente sollten möglichst keine Stempel enthalten. Die Informationen, die einem ursprünglichen “Stempel” entsprechen, werden über den SAP Workflow erfasst.
  • Die Dokumente sollten möglichst keine handschriftlichen Einträge enthalten. Unsaubere Handschrift/Linienführung führt zu schlechten bis gar keinen Ergebnissen.
  • Die Zeichenneigung bei kursiver Schrift darf nicht zu stark sein.
  • Die Dokumente müssen eine gute Druckqualität haben.
  • Die Rückseite des Dokuments darf nicht durchscheinen. Problem bei sehr dünnem Papier – hier mit Abdeckungen arbeiten (Einzelscans).
  • Es dürfen keine Kopien von Rechnungen eingescannt werden. Durch das Kopieren sind bereits Bildverluste entstanden. Verwenden Sie immer das Original-Dokument.
  • Die Rechnungen müssen einen klaren Aufbau haben. Die Tabellenstruktur von Rechnungspositionen darf nicht verletzt werden. Spaltenbezeichnungen müssen aufgeführt sein.
  • Relevante Rechnungsinformationen dürfen auf keinem störenden Hintergrund (z.B. Hintergrundfarben oder Schatten) stehen. Farbwerte werden hier in Pixel umgerechnet und stören den Erkennungsprozess.
  • Hintergrundstrukturen stören die OCR-Erkennung ebenfalls.
  • Barcode-Labels dürfen nicht über relevante Rechnungsinformationen geklebt werden.
  • Die Qualität der Barcodes muss gut sein (sauberer Ausdruck, gute Erkennung).
  • Auf einem Barcode-Label dürfen nicht mehrere Barcodes sein.
  • Der Scanner muss in gutem Zustand sein, d.h. er muss gewartet und gepflegt werden. Verschmutzungen auf der Glasscheibe führen zu fehlerhaften Bildern.
  • Verschmutzte Einzugsrollen verursachen einen ungleichmäßigen Einzug. Das Scanergebnis ist verzerrt.

Weitere Empfehlungen für die OCR-Erkennung bzw. OCR-Optimierung:

  • Um ein gutes Farbresultat zu erzielen, empfehlen wir eine Auflösung von 400 dpi und der Farbtyp sollte Schwarz/Weiß sein.
  • Die Dokumente müssen im tiff-Format CCITT Group 4 Fax gespeichert werden.

In einem weiterführenden PDF finden Sie die Einflussfaktoren und Empfehlungen für die OCR-Erkennung anhand von Bildern nochmals anschaulicher erklärt: OCR-Erkennung – Einflussfaktoren und Empfehlungen (PDF).

In dem PDF finden Sie die Einflussfaktoren, Ursachen für fehlerhafte oder keine OCR-Erkennung und unsere Empfehlungen zur OCR-Optimierungen anhand von Bildern anschaulich erklärt.

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