FAQ for administrators

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Welche Informationen sollte ich bereit halten, wenn ich eine Anfrage an das Support-Team von inPuncto habe?
Um eine Anfrage an das Support-Team zu stellen, halten Sie bitte folgende Informationen bereit:

  1. Anzahl der betroffenen Anwender bzw. Rechner
  2. Seit wann tritt der Fall auf? (Datum und Uhrzeit)
  3. Daten zum betroffenen Dokument (z.B. Barcode-Nummer)
  4. Updates bzw. Konfiguration an der inPuncto-Software oder Windows Update
  5. Version der betroffenen Anwendung
  6. SAP-Update bzw. -Konfiguration
  7. Vorgehensweise bis zum Auftreten der Fehlermeldung
  8. Screenshots für jeden Arbeitsschritt
  9. Log-Informationen als Text-Datei

Anfrage beim inPuncto Support-Team:

 

Wie führe ich eine allgemeine Fehlersuche durch?
Führen Sie eine allgemeine Fehlersuche durch, indem Sie überprüfen, welches System und welches Scan-Szenario beim Scannen ausgewählt wurden:

Dazu starten Sie den biz2Scanner-Front und überprüfen Sie SAP System und Mandant auf ihre Richtigkeit (Der biz2Scanner merkt sich das zuletzt ausgewählte SAP-System).

Melden Sie sich nun im biz2Scanner an und überprüfen Sie im Dropdown-Menü “gewähltes Scan-Szenario” das zuletzt ausgewählte Scan-Szenario.

Beim Einsatz von Multifunktionsgeräten überprüfen Sie die E-Mail-Adresse bzw. das passende Verzeichnis zum Szenario.

Fehlererkennung: Erfahren Sie hier, wie Sie eine allgemeine Fehlersuche durchführen, indem Sie überprüfen, welches System und welches Scan-Szenario beim Scannen ausgewählt wurden:

 

Wir kontrolliere ich die RFC-Destination zur Fehlersuche (Transaktion SWU3)?
Um die RFC-Destination zu kontrollieren, starten Sie die Transaktion SWU 3. Innerhalb des Bereichs “Laufzeitumgebung pflegen” überprüfen Sie, ob der Eintrag “RFC-Destination” fehlerfrei ist.

Bei einer Fehlermeldung markieren Sie die Zeile “RFC-Destination” mit einem Rechtsklick und wählen die Option “Aktivität ausführen”. Geben Sie das Passwort für Workflow-Batch-Benutzer erneut ein und klicken Sie auf die Schaltfläche “Weiter”.

Fehlererkennung bzw. Fehlersuche: Erfahren Sie, wie Sie die RFC-Destination kontrollieren (Transaktion SWU 3):

Wie untersuche ich die Log-Dateien der einzelnen Arbeitsschritte des biz²ScanServers und biz²Scanners (Transaktion SLG1)?
Um die Log-Dateien der einzelnen Arbeitsschritte des biz²ScanServers und biz²Scanners zu untersuchen, starten Sie die Transaktion SLG1. Im Fenster “Anwendungslog auswerten” tragen Sie in das Feld “Objekt” die Objektbezeichnung “ZBIZ2SCAN” ein, um Protokolle der Scanvorgänge anzuzeigen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche “Ausführen”. Im Fenster “Protokolle anzeigen” werden alle Aktionen des biz2ScanServers und des biz2Scanners angezeigt. Erfolgreiche Aktionen sind mit einem grünen Kreis und Fehler mit einem roten Kreis markiert.

Doppelklicken Sie die gewünschte Zeile, um die einzelnen Schritte der gewünschten Meldung anzuzeigen. Um erklärende Angaben oder Detailinformationen zu den jeweiligen Schritten zu erhalten, markieren Sie die entsprechende Zeile und wählen zwischen den Optionen “technische Informationen” oder “Details”.

Transaktion SLG1 – Fehlererkennung bei eingescannten Rechnungen:

Wie überprüfe ich die Regel für Validierung, Zuständigkeit und Zuordnung der Bearbeiter (Transaktion PFAC)?
Um die Regel für Validierung, Zuständigkeit und Zuordnung der Bearbeiter zu überprüfen, starten Sie die Transaktion PFAC. Die Regel dazu finden Sie in der Tabelle unter dem  Parameter /INPUNCTO/B2BSCV B2VAL_FI_AC_VA. Tragen Sie in das Feld “Regel” die Regel-Bezeichnung “99500148” ein (kann ggf. abweichen). Klicken Sie auf die Schaltfläche “Anzeigen”. Innerhalb des Reiters “Zuständigkeit” können Sie nun überprüfen, ob die festgelegten zuständigen Benutzer auch in der Liste eingetragen sind.

Transaktion PFAC – Fehlererkennung bei eingescannten Rechnungen:

Wie finde ich eingescannte Dokumente innerhalb des SAP-Archivs (Transaktion OAM1)?
Um eingescannte Dokumente innerhalb des SAP-Archivs zu finden, starten Sie die Transkation OAM1. Finden Sie das Dokument innerhalb der Liste mit internen Barcodes, die noch nicht verknüpft wurden (Interne Barcodes wurden bei der Belegerfassung manuell eingegeben oder mit einer Scannerpistole erfasst).

Klicken Sie auf die Schaltfläche “Intern”, um die Suchmaske anzuzeigen. Geben Sie einen zutreffenden Barcodenummern-Bereich ein und klicken Sie auf die Schaltfläche “Ausführen”. Sie sehen nun eine Liste der internen Barcodes, die innerhalb des eingegebenen Nummernbereichs liegen.

Navigieren Sie zum Fenster “ArchiveLink: Monitor”, um das gesuchte Dokument innerhalb der Liste mit externen Barcodes zu finden, die noch nicht verknüpft wurden (Externee Barcodes wurden zusammen mit dem Dokument beim Scanvorgang mithilfe der OCR erfasst).

Klicken Sie auf die Schaltfläche “Extern”, um die Suchmaske anzuzeigen. Geben Sie einen zutreffenden Zeitraum ein und klicken Sie auf die Schaltfläche “Ausführen”. Sie sehen nun eine Liste der externen Barcodes, die innerhalb des eingegebenen Zeitraums abgelegt wurden.

Transaktion OAM1 – Fehlererkennung bei eingescannten Rechnungen:

Wie überprüfe ich das Vorhandensein des Benutzers ||Workflow-Batch|| (Transaktion SU01)?
Starten Sie die Transaktion “SU01”.

In das Feld “Benutzer” tragen Sie die Bezeichnung “WF-BATCH” ein und klicken dann auf die Schaltfläche “Anzeigen”. Innerhalb des Reiters “Profile” müssen die Profile SAP_ALL und SAP_NEW vorhanden sein.

Transaktion SU01 – Fehlererkennung bei eingescannten Rechnungen:

Wie identifiziere ich mithilfe der Log-Datei des biz²ScanServers die mögliche Fehlerursache?
Wenn Sie nach der Stapelverarbeitung eine Fehlermeldung erhalten, finden Sie die Dateien zur möglichen Fehlerursache im Ordner Error-Items.

Suchen Sie nach der passenden Job-ID.Im zweiten Schritt suchen Sie anhand der gefundenen JobID im Ordner Error-Items nach den Dateien zur Fehlerursache.

Wenn bei einer Stapelverarbeitung die Dokumente fehlerhaft in SAP abgelegt wurden, aber keine Fehlermeldung erscheint, dann müssen Sie die Dokumente im Ordner “Dump Files” suchen.

Möchten Sie innerhalb einer Log-Datei die Suche anwenden, müssen Sie die Datei mit einem Texteditor aufrufen.

(Um mehr über das Vorgehen innerhalb der einzelnen Schritte zu erfahren, schauen Sie sich unser Video-Tutorial an)

Log-Datei des bis2ScanServers – Fehlererkennung bei eingescannten Rechnungen:

Was beeinflusst die OCR-Erkennung und wie kann ich die OCR-Erkennung optimieren?
Mögliche Ursachen für fehlerhafte bzw. keine OCR-Erkennung und unsere Empfehlungen für eine Optimierung der OCR-Erkennung:

  • Die Dokumente und alle Dokumentseiten (ganze Seite) müssen komplett eingescannt sein: Auf Länge/Breite des Original-Dokuments achten.
  • Die Dokumente sollten möglichst keine Stempel enthalten. Die Informationen, die einem ursprünglichen “Stempel” entsprechen, werden über den SAP Workflow erfasst.
  • Die Dokumente sollten möglichst keine handschriftlichen Einträge enthalten. Unsaubere Handschrift/Linienführung führt zu schlechten bis gar keinen Ergebnissen.
  • Die Zeichenneigung bei kursiver Schrift darf nicht zu stark sein.
  • Die Dokumente müssen eine gute Druckqualität haben.
  • Die Rückseite des Dokuments darf nicht durchscheinen. Problem bei sehr dünnem Papier – hier mit Abdeckungen arbeiten (Einzelscans).
  • Es dürfen keine Kopien von Rechnungen eingescannt werden. Durch das Kopieren sind bereits Bildverluste entstanden. Verwenden Sie immer das Original-Dokument.
  • Die Rechnungen müssen einen klaren Aufbau haben. Die Tabellenstruktur von Rechnungspositionen darf nicht verletzt werden. Spaltenbezeichnungen müssen aufgeführt sein.
  • Relevante Rechnungsinformationen dürfen auf keinem störenden Hintergrund (z.B. Hintergrundfarben oder Schatten) stehen. Farbwerte werden hier in Pixel umgerechnet und stören den Erkennungsprozess.
  • Hintergrundstrukturen stören die OCR-Erkennung ebenfalls.
  • Barcode-Labels dürfen nicht über relevante Rechnungsinformationen geklebt werden.
  • Die Qualität der Barcodes muss gut sein (sauberer Ausdruck, gute Erkennung).
  • Auf einem Barcode-Label dürfen nicht mehrere Barcodes sein.
  • Der Scanner muss in gutem Zustand sein, d.h. er muss gewartet und gepflegt werden. Verschmutzungen auf der Glasscheibe führen zu fehlerhaften Bildern.
  • Verschmutzte Einzugsrollen verursachen einen ungleichmäßigen Einzug. Das Scanergebnis ist verzerrt.

Weitere Empfehlungen für die OCR-Erkennung bzw. OCR-Optimierung:

  • Um ein gutes Farbresultat zu erzielen, empfehlen wir eine Auflösung von 400 dpi und der Farbtyp sollte Schwarz/Weiß sein.
  • Die Dokumente müssen im tiff-Format CCITT Group 4 Fax gespeichert werden.

In einem weiterführenden PDF finden Sie die Einflussfaktoren und Empfehlungen für die OCR-Erkennung anhand von Bildern nochmals anschaulicher erklärt: OCR-Erkennung – Einflussfaktoren und Empfehlungen (PDF).

PDF – Einflussfaktoren der OCR-Erkennung bei der Rechnungsverarbeitung

In dem PDF finden Sie die Einflussfaktoren, Ursachen für fehlerhafte oder keine OCR-Erkennung und unsere Empfehlungen zur OCR-Optimierungen anhand von Bildern anschaulich erklärt.

Einflussfaktoren der OCR-Erkennung bei der Rechnungsverarbeitung

Ich erhalte in der QS die Meldung ||Weiterleiten in aktuellen Status nicht möglich||.
Die Statusmeldung aus der QS könnte darauf hinweisen, dass das Workitem gerade in Bearbeitung ist.

Dies kann man überprüfen, indem man in der QS den Button “WF anzeigen” auswählt. Damit erhält man das Workflow-Protokoll.

Das Symbol neben dem Namen (welches einer Aktenablage ähnelt) bedeutet, dass es bei diesem Bearbeiter im Business Workplace liegt. Dies muss nicht zwangsläufig bedeuten, dass das Workitem wirklich in Bearbeitung ist. Es kann auch daran liegen, dass das Workitem angeschaut wurde, ohne dass es zurückgelegt wurde.

In diesem Fall sollte der entsprechende User in seinem Workplace das entsprechende Workitem markieren und über “Zurücklegen” wieder freigeben. Danach kann das Workitem über die QS neu verteilt werden.

Ist der entsprechende Benutzer nicht anwesend, gibt es für Benutzer und Administratoren folgende zwei Möglichkeiten:

1. Transaktion /INPUNCTO/B2VAL_FIQS

Das Workitem kann in der Transaktion /INPUNCTO/B2VAL_FIQS durch den Klick auf die Schaltfläche “Zurücklegen” zurückgelegt werden, falls das Workitem noch in Arbeit ist und von keinem Benutzer bearbeitet wird. Falls der Benutzer angemeldet sein sollte, kann die Rechnung im Notfall über die SWIA (Workitem als Administrator bearbeiten) geholt werden.

Hinweis: Ist die Schaltfläche “Zurücklegen” trotz der Aktivierung in der Transaktion /INPUNCTO/B2VALO (QS: Workitem zurücklegen) nicht sichtbar, dann muss die Berechtigung für die Transaktion SWIA überprüft werden. Denn nur mit dieser Berechtigung kann das Zurücklegen funktionieren.

2. Transaktion SWIA

In der Transaktion SWIA kann das Workitem mittels des Buttons “Manuell zurücklegen” manuell zurückgelegt werden, obwohl es in Bearbeitung ist. Dazu muss die sog. Workitem-Kennung in der QS ermittelt werden. Diese erhält man über die technische Sicht des Workflow-Protokolls (Button oben links; Button-Symbol besteht aus einer hellen Spalte und zwei dunklen Spalten).

Das Workitem wurde zurückgelegt, d.h. wieder freigegeben. Somit kann dieses Workitem über die QS neu verteilt werden.

Hinweis: Ein Workitem im Status WAITING (Wiedervorlage) kann nicht manuell zurückgelegt werden. Es kann aber mit “Administrator weiterleiten” an ausgewählte Bearbeiter weitergeleitet werden.

In einem weiterführenden PDF zu “Weiterleiten in aktuellen Status nicht möglich”, finden Sie das Vorgehen nochmals anschaulich anhand von Bildern erklärt.

PDF – Ich erhalte in der QS die Meldung “Weiterleiten in aktuellen Status nicht möglich”

FAQ: Ich erhalte in der QS die Meldung "Weiterleiten in aktuellen Status nicht möglich"

Ich erhalte beim Aufruf der Buchung die Meldung ||Die Belegart ist nicht eingabebereit||.
Bei den Belegarten ohne Bestellbezug müssen der Parameter FO3 und der Wert “_2” (Belegart ist eingabebereit) bzw. der Wert “_4” (Eingabe mit Kurzbezeichnung) im Benutzerstamm stehen (Transaktion SU01), damit die Belegart richtig eingefüllt wird. (Hinweis: _=Leerzeichen)

Wenn Sie diese Fehlermeldung “B2VAL_FI_POST_FB60: Die Belegart KN ist nicht eingabebereit” erhalten, dann wählen Sie in der Transaktion FB60 die Belegartoption “Belegart eingabebereit” aus.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche “Bearbeitungsoptionen”
  • Wählen Sie die Belegartoption “Belegart ist eingabebereit” oder “Eingabe mit Kurzbezeichnung” aus und speichern Sie.

Sie finden das Vorgehen bei der Meldung “Die Belegart ist nicht eingabebereit” auch noch einmal anhand von Bildern anschaulich erklärt (PDF).

In dem PDF wird Ihnen anhand von Bilder anschaulich erklärt, wie Sie Vorgehen müssen, wenn Sie bei Aufruf der Buchung die Meldung “Die Belegart ist nicht eingabebereit” erhalten:

FAQ_2

Ich habe eine Rechnung gebucht, aber das Workitem verschwindet nicht bzw. der Barcode wird nicht aktualisiert.
Workflow-Protokoll in der QS prüfen

Im Workflow-Protokoll prüfen Sie zuerst in der QS den Status bzw. den Schritt eines Workitems.

  1. Status beendet beim Schritt Buchung
  2. Status bereit beim Schritt Kontierung/Freigabe oder Buchung

1. Status beendet beim Schritt Buchung

Möglichkeit: Transaktion /INPUNCTO/B2VAL_FIQS

Beim Status “Gebucht” markieren Sie in der Transaktion /INPUNCTO/B2VAL_FIQS zuerst den betroffenen Barcode und aktualisieren ihn danach über den Button “Auffrischen” (Symbol: Kreis, bestehend aus 2 Pfeilen).

Möglichkeit: Transaktion /INPUNCTO/B2VAL_FITL
Anhand des Barcodes führen Sie die Transaktion /INPUNCTO/B2VAL_FITL aus, um den Barcode in der QS zu aktualisieren.

2. Status bereit beim Schritt Kontierung/Freigabe oder Buchung

Sie starten die Transaktion /INPUNCTO/B2VAL_FIWC. In der folgenden Selektionsmaske geben Sie die geforderten Informationen (Barcode, Belegnummer und Geschäftsjahr) ein. Die Eingabe in das Feld Buchungskreis ist optional. Wenn dieses Feld frei gelassen wird, dann gibt der Buchungskreis des Barcodes, ansonsten können Sie einen anderen Buchungskreis eingeben.

Sie wählen den Barcode, der mit dem neu erzeugten Beleg verknüpft werden soll, aus. Dann geben Sie die Belegnummer von diesem Barcode ein.

Danach führen Sie den Report aus. Nach dem Ausführen erscheint die Ergebnismeldung.

Der Kommentar wird sowohl in den DocumentControl, als auch in der QS eingetragen, nachdem die Transaktion /INPUNCTO/B2VAL_FICW ausgeführt wurde.

Um den Kommentar in der QS anzuschauen, starten Sie die Transaktion /INPUNCTO/B2VAL_FIQS. Dann geben Sie in der Buchungsmaske den Barcode, der mit dem Beleg verknüpft wurde, in das Feld “Barcode” ein.

  • Durch Anklicken eines entsprechenden Barcodes wird das Programm biz2DocumentControl gestartet, in dem Sie den Kommentar einsehen können.
  • Durch Anklicken der Bemerkung eines entsprechenden Barcodes wird das Programm Bemerkung gestartet, in dem Sie den Kommentar einsehen können.

Anschließende wird das PDF-Workflow-Protokoll mit dem Beleg verknüpft.

Sie finden das sehr umfangreiche Vorgehen nochmals anschaulich anhand von Bildern in Form eines PDFs erklärt: Rechnung gebucht – das Workitem verschwindet nicht bzw. der Barcode wird nicht aktualisiert.

In diesem PDF wird Ihnen das Vorgehen, um den Barcode zu aktualisieren, anhand von Bildern anschaulich erklärt:

FAQ: Rechnung gebucht, aber das Workitem verschwindet nicht bzw. der Barcode wird nicht aktualisiert

Die Meldung ||Barcode ...: Bitte bei Administrator verständigen|| tritt in der QS auf.
Die Meldung “Barcode…: Bitte bei Administrator verständigen tritt auf, wenn die QS bezüglich des angezeigten Barcodes nicht aktuell ist.

Aktualisieren Sie in der Transaktion /INPUNCTO/B2VAL_FITL den angezeigten Barcode. Der Haken “auch beendete Barcodes aktualisieren” sollte gesetzt werden, damit der angezeigte Barcode auch erfasst wird.

Die Meldung, die in der QS auftreten kann:

Das Bild zeigt die Fehlermeldung "Barcode IP_11090509, welche in der QS auftreten kann

Rechnung kann nicht validiert bzw. kontiert werden und steht nach erfolgter Kontierung wieder zum Validieren an.
Die Ursache ist, dass im betroffenen System das Kennwort des Workflow-Hintergrundbenutzers WF-BATCH nicht aktiv ist. Dieser führt alle Workflow-Schritte durch.

Daraufhin führen Sie in der Transaktion SWU3 das automatische Workflow-Customizing durch.

Sie sehen, dass das Kennwort des Workflow-Benutzers nicht aktiv ist:Sie sehen, dass das Kennwort des Workflow-Benutzers nicht aktiv ist.

Sie sehen, dass die RFC-Destination nicht konfiguriert ist:

Sie sehen, dass die RFC-Destination nicht konfiguriert ist.

Die RFC-Destination ist nun konfiguriert:

Laufzeitumgebung pflegen - RFC-Destination ist konfiguriert

Das Kennwort des Workflow-Benutzers ist nun aktiv:

Das Kennwort des Workflow-Benutzers ist nun aktiv.

Transaktion SWU3: Die Meldung lautet ||RFC-Benutzer ist gesperrt oder ungültig||.
  1. Benutzer WF-BATCH in der Transaktion SU01 entsperren.
  2. In der Transaktion SWU3 bei Eintrag “RFC-Destination konfigurieren” auf “Ausführen” gehen und dort die Passwörter synchroniseren.
Die Schaltfläche ||Zurücklegen|| ist trotz der Aktivierung in der Transaktion /INPUNCTO/B2VALO (QS: Workitem zurücklegen) nicht sichtbar.
Die Berechtigung für die Transaktion SWIA muss überprüft werden, da nur mit dieser Berechtigung das Zurücklegen funktionieren kann.

Berechtigung für die Transaktion SWIA muss überprüft werden:

Das Bild zeigt, wie die Berechtigung für die Transaktion SWIA überprüft werden muss, damit das Zurücklegen funktioniert.

Berechtigung für die Transaktion SWIA ist vorhanden:

Das Bild zeigt, wie die Berechtigung für die Transaktion SWIA überprüft werden muss, damit das Zurücklegen funktioniert.

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