Als Grundlage für die automatisierte Rechungsbearbeitung stehen verschiedene Erkennungsverfahren zur Verfügung. Während sich eine formularbasierte Erkennung lediglich für vordefinierte Rechnungen eignet, ist mit lernenden Systemen eine höhere Erkennungsrate möglich.
Die weitaus größte Effektivität und Effizienz bietet jedoch die Freiform-Erkennung. Sie kombiniert eine qualitativ hochwertige Zeichenerkennung (OCR evtl. ergänzend mit Volltext/Fulltext-Erkennung) mit einer intelligenten und flexiblen Interpretation, die die erkannten Informationen gemäß ihrer Bedeutung und ihres Kontexts behandelt.
So wird bei der Freiform-Erkennung beispielsweise eine Nummer auf dem Beleg als Bestellnummer und nicht als Kundennummer oder Rechnungsnummer interpretiert abhängig davon, wo auf dem Beleg diese Nummer zu finden ist. Diese garantiert im Zusammenspiel mit entsprechenden Workflow-Komponenten einen hohen Automatisierungsgrad im Rechungseingangsprozess und sorgt damit für die gewünschte Kostenreduktion.
Entscheidend für den Gesamtablauf der Rechnungserkennung ist neben der Dokumentenerkennung auch die harmonische Integration von Scannen und Archivierung in den Prozess. Eine entsprechende Lösung muss neben den technischen Anforderungen vielfältige fachliche und organisatorische Anforderungen erfüllen.
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